Особенности работы с электронными документами

Документы, создаваемые или поступающие в БашГУ на бумажном носителе, включаются в СЭДКП после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа) и подтверждения соответствия электронного образа подлиннику документа. Регистрации подлежат документы, поступившие от организаций и физических лиц.

Созданные или визируемые документы подписываются электронной подписью (далее – ЭП) конкретного должностного лица.

В СЭДКП не размещаются документы с грифом секретности. Документы, содержащие персональные и иные конфиденциальные данные, могут размещаться при соблюдении установленных законодательством Российской Федерации требований по защите информации. Содержание регистрируемых и размещаемых в СЭД иных документов не подлежит разглашению. Передача документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения ректора БашГУ. После отправки электронного документа досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

Организационно-методическое сопровождение СЭД осуществляет общий отдел. Техническое сопровождение СЭД осуществляет управление информационных технологий.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

В соответствии с Приложением к «Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (в редакции «Постановления Правительства Российской Федерации» от 26 апреля 2016 г. № 356) применяется Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.

В целях учета и поиска документов в СЭДКП в соответствии с Правилами делопроизводства применяется Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти. К таким сведениям относятся:

1. Адресант (автор)– полное официальное и сокращенное наименование БашГУ или фамилия, инициалы лица – отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина).

2. Адресат – полное официальное и сокращенное наименование БашГУ или фамилия, инициалы лица – получателя документа (в соответствии с реквизитом «Адресат»).

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ – в соответствии с реквизитом «Подпись».

4. Наименование вида документа – в соответствии с указанием вида документа или на основании оценки содержания документа.

5. Дата документа – в соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует.

6. Номер документа – в соответствии с номером присвоенным документу автором.

7. Дата поступления документа – дата, казанная в отметке о поступлении (входящем штампе).

8. Входящий номер – номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе).

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа – в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите.

10. Наименование текста – краткое содержание документа (заголовок к тексту).

11. Индекс дела – индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа.

12. Сведения о переадресации документа – на основании резолюции на документе.

13. Количество листов основного документа – количество листов основного документа

14. Количество приложений – количество приложений, общее количество листов приложений.

15. Отметка о контроле – отметка о контроле.

16. Указание по исполнению документа – указание по исполнению документа или поручение ректора, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения.

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя – должность, фамилия и инициалы исполнителя.

18. Отметка о конфиденциальности – в соответствии с реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу» («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.).

Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в СЭД БашГУ дополнительных сведений о документах:

· отметка о переносе срока исполнения документа,

· срок хранения документа,

· наименования приложений к электронному документу,

· ключевые слова и др.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДКП. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

Регистрация документов производится в пределах, выделенных в БашГУ документопотоков: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация. В качестве отдельного регистрируемого массива документов выделены обращения граждан.

Перед регистрацией документа должна быть проведена проверка правильности адресации входящих документов, правильности доставки и комплектности документов. При обнаружении отсутствия документов и приложений к ним документ возвращается отправителю.

Документы, поступившие на бумажном носителе, регистрируются в СЭД, сканируются, подписываются ЭП, в нижнем правом углу первого листа подлинника документа проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа.

После включения электронных документов в СЭД формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

Подлинник документа хранится в общем отделе БашГУ, куда он поступил, и по завершении работы с документом списывается в дело и передается в архив в установленном порядке.

В БашГУ используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

Состав электронных документов, создаваемых в БашГУ, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности БашГУ, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов внутренней деятельности БашГУ, утверждается ректором БашГУ по согласованию с Управлением по делам архивов РБ, ГКУ Национальный архив РБ.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Для подтверждения подлинности электронных документов в БашГУ используются электронные подписи.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД БашГУ. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

Формирование дел в СЭД за истекший период производится после исполнения всех поручений по документам. При необходимости нумерация страниц в деле уточняется и корректируется специалистом, ответственным за делопроизводство, перед сдачей в архив.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел БашГУ. При составлении номенклатуры дел в примечание включается указание «Электронные документы», например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании.

Или

Журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в БашГУ программно-технических средств и нормативных и методических документов Управления по делам архивов Республики Башкортостан.

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажных носителях.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого ректором БашГУ, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению (Приложение № 34).

Электронные документы, поступившие из структурных подразделений, передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение (Приложения № 38, № 39). Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях архив БашГУ проводит работу по созданию фонда пользования электронных документов. Электронные документы фонда пользования подлежат учету.

БашГУ в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в сфере информации, документационного обеспечения и архивного дела разрабатывают внутренние нормативные документы по комплектованию, учету, хранению и использованию электронных архивных документов.


Прочитайте также: